Angebotsmanagement

Öffentliche und private Ausschreibungsmethoden sind immer komplexer geworden. Ausschreibungen müssen daher gezielt unter Verwendung innovativer Methodik gemanagt werden, um die Ausarbeitung eines vollständig konformen Angebotes sicherzustellen und die Erfolgschancen zu erhöhen. Der Tender-Manager ist damit der Projekt Manager der Angebotsphase und muss fähig sein, zu interagieren, die Beteiligten zu koordinieren und alle Schnittstellen zu managen.

Als Tender-Manager decken wir alle Phasen der Angebotsbearbeitung vom Erhalt der Ausschreibungsunterlagen bis zur Submission des Angebotes ab. Bei ÖPP-Projekten können wir zusätzlich die Steuerung der erforderlichen Teams ( z.B. Technik, Finanzen, Recht ) übernehmen. Neben einer vollständigen Leitung der Angebotsbearbeitung können wir auch einzelne Leistungen aus den Phasen des Tender-Managements übernehmen.

Eine zutreffende Abschätzung der Erfolgschancen einer Angebotsbearbeitung sowie die bestmögliche Unterstützung bei der Ausarbeitung der selektierten Anfragen sind entscheidend für den Erfolg des Unternehmens. Wir stellen sicher, dass Ihr Angebotsvorschlag die Balance zwischen rechtlichen, wirtschaftlichen und baubetrieblichen Risiken und Zielgrößen darstellt. Durch gezielte Unterstützung in der Ausarbeitung der Angebotsunterlagen, z.B. der Beschreibung der Baumethodik, der Erstellung von Ablaufplänen und Projekt-Management-Plänen bringen wir Sie dem Angebotserfolg ein gutes Stück näher. Als Tender-Manager steuern wir die unterschiedlichen Teams wie Technik, Recht und Finanzen von der Entwurfsphase an und sorgen für eine gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Dabei haben wir einen Blick für das Wesentliche: Wir steuern die Angebotskosten durch den gesamten Angebotsvorgang bis hin zur Übergabe an das Ausführungsteam.

Bid Assessment – Prüfung und Bewertung der Ausschreibung

Tender Kick-off Meeting mit allen Beteiligten ( Arge-Partnern, Lenkungsausschuss )
Zusammenfassung der wesentlichen Inhalte der Ausschreibungsunterlagen und der Anforderungen
Feststellung und Auflistung aller bis zur Abgabe geforderten Dokumente und Aktivitäten
Zuweisung von Terminen und Dauern zu den einzelnen Aktivitäten
Entwicklung des Terminplanes für die Angebotsbearbeitung
Budgetierung und Management der Angebotskosten durch den gesamten Angebotsvorgang

Bid Strategie – Angebotsstrategie

Klare Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten festlegen und in einer Matrix darstellen
Tender Organisation aufstellen und Ansprechpartner für den Bauherren festlegen
Kommunikationsschema zwischen allen Projektbeteiligten festlegen
Erstbeurteilung der Konkurrenzsituation mit Stärken-/ Schwächeneinschätzung
Erstbeurteilung der eigenen Stärken und Schwächen sowie
Entwicklung und Ersteinschätzung von Erfolgskomponenten
Ersteinschätzung der Projektrisiken

Solution Development – Entwicklung von Lösungen

Konzeption der Baustelleneinrichtung entsprechend der Projektanforderungen
Entwicklung eines Baustellen-Logistikkonzeptes
Bauphasen entsprechend Projektanforderungen entwickeln und abstimmen
Maschinen- und Personalkapazitäten planen und mit den Konzepten abstimmen
Anfragen / Einkauf erforderlicher Ingenieurleistungen, Beratungsleistungen, Nachunternehmerleistungen bzw. Materiallieferungen
Review der Projektrisiken und Maßnahmen zur Verminderung/Vermeidung definieren

Proposal Development – Entwicklung des Angebotes

Identifikation aller geforderten Leistungen und Aktivitäten - Compliance Matrix erstellen
Dokumentensteuerung – Erstellung von Templates, Designs und erforderlichen Formatierungen für alle Dokumenttypen
Inhaltverzeichnisse aufstellen unter Verwendung der geforderten Struktur der Angebotsunterlagen
Bereitstellung einer geeigneten Dokumentenstruktur, um die Vervollständigung der Angebotsunterlagen zu erleichtern
Review der Projektrisiken: nicht beherrschbare Risiken monetär bewerten und im Angebotspreis berücksichtigen
Beschreibung der Baumethodik, Erstellung von Ablaufplänen und Projekt-Management-Plänen, Her-ausarbeitung alternativer Baumethoden mit Beschreibung
Wöchentliche Meetings zur Nachverfolgung des Fortschrittes bei der Erstellung der erforderlichen Dokumente; Abgleich mit Tenderplanung
Korrekturlesen der Angebotsunterlagen, Verbesserungen markieren und einarbeiten
Zusammenstellung des Angebotes, technische Redaktion und Formatierung
Zusammenstellung der Dokumente, Vervielfältigung und Verpackung
Übernahme der erforderlichen Angebotsaufklärungen nach Submission des Angebotes

Lessons Learned – Gewonnene Erkenntnisse

Review der Projektbearbeitung
Review und abschließende Bewertung der Tenderkosten, insbesondere Personalkosten, Kosten externer Berater usw.
Kritik und Bewertung externer Dienstleister, wie Ingenieurbüros für Planungsleistungen, technische Berater für Sonderlösungen, Berater für Finanzierung bei ÖPP Modellen
Review der Zusammenarbeit auf den Managementebenen Lenkungsausschuss, Projekt Manager, Team Manager und Team Mitglieder
Neueinschätzung des Wettbewerbs nach Submission